1．基本的な考え方

株式会社JR西日本カスタマーリレーションズ（以下、「当社」といいます。）は、個人情報の重要性を認識し、個人情報を保護することが社会的責務であると考え、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の規範及び社内規程等を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得、利用、提供及び管理を適正に行い、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に取り組みます。

2．個人情報の取扱いについて

当社は、個人情報の取扱いについて、以下の事項を遵守します。

（1）利用目的の明確化
個人情報の利用目的を明確にし、その目的の範囲内で利用します。
また、取得した個人情報の目的外利用をしないよう処置を講じます。

（2）目的外利用の制限
あらかじめお客様の同意がある場合や個人情報保護法等に定めのある場合を除き、個人情報の利用目的以外の利用や、個人データの第三者への提供を行いません。

（3）適正な取得
個人情報の取得を、適法·公正な手段により行います。

（4）正確性の確保
個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めます。

（5）安全保護
・個人情報を取扱う業務ごとに管理責任者を置きます。
・個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩が生じないよう安全管理措置を講じるとともに、問題が発生した場合は適切な是正措置を講じます。
・個人情報の取扱いに関する規程、マニュアル類を定め、社内に周知徹底するとともに、指導・監督を行います。
・個人情報の処理等を第三者に委託する場合には、委託先の選定を適正に行うとともに、当社と同様適正な管理を行うよう、指導・監督を行います。
・従業員及び第三者の入退室管理を行うとともに、個人情報を含む文書や媒体、機器等は施錠保管等の盗難防止措置を実施します。
・個人データを取り扱う情報システムへのアクセス制御、コンピュータウイルス対策、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等を実施します。

（6）開示、訂正、削除等
お客様ご自身の個人データについて開示、訂正、削除等を求められたときは、個人情報保護法等の定めるところにより、対応させていただきます。

（7）お問い合わせへの対応
その他、個人情報に関するお客様からの苦情相談等を含むお問い合わせに適切かつ迅速に対応します。

3．「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項について

当社の保有する個人情報に関し、「個人情報の保護に関する法律」に基づき、以下の事項を公表いたします。

（1）利用目的
当社は、以下の目的の範囲内で、お客様の個人情報を利用します。
・西日本旅客鉄道株式会社からの業務受託による、商品・サービスの提供に関する契約の締結、履行およびアフターサービスの提供ならびに当社事業の適切な遂行のため。
・お客様および従業員のセキュリティ確保のため。
・当社および西日本旅客鉄道株式会社、ＪＲ西日本グループ会社・提携会社において取扱う商品 ·サービスあるいは各種イベント・キャンペーン等の開催について、郵便、電話、電子メール等の方法により、ご案内や情報をお届けするため。
・商品開発・新サービスの開始あるいは顧客満足度向上策検討のため、郵便、電話、電子メール等の方法により、アンケート調査等を実施するため。
・安全性の向上、お客様のご利用動向等に関する調査・研究および経営分析のため。
・新商品・新サービス・セキュリティの確保に関するソフトウエア、システム、設備・機器等の検討および開発のため。
・当社および西日本旅客鉄道株式会社、JR 西日本グループ会社·提携会社において取扱う商品·サービス等に関連してお客様から寄せられたお問合せ、ご意見、ご要望にお応えするため。
・遺失物に関するご連絡や緊急時のご連絡などを差し上げるため。
・その他、上記の各項目に関連付随する業務を遂行するため。
上記以外の目的にお客様の個人情報を利用しようとする場合、その利用目的をあらかじめお客様にお知らせし、その利用目的以外に無断で利用することはありません。
なお、当社は、業務の委託に伴い、当社からその業務委託先に必要な範囲内でお客様情報を提供することがあります。その場合、当社は、業務委託先との間で取扱いに関する契約を結ぶ等、適切な監督を行います。

（2）第三者提供
当社は、前項の目的及び次のいずれかに該当する場合を除き、お客様から取得した個人情報を、第三者に提供しません。
①お客様ご本人の同意がある場合
②法令に基づく場合
③人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることが困難であるとき
④公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることが困難であるとき
⑤国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
⑥個人情報を外国にある第三者に提供する場合は、法令等で認められている場合を除き、あらかじめお客様の同意を得ることとします。

（3）匿名加工情報
当社が、匿名加工情報を作成する場合は、個人情報保護法および関連ガイドライン等を遵守し、適切に取り扱います。その際、匿名加工情報の作成方法に関する基準、および匿名加工情報・加工方法等情報の安全管理措置の基準に基づく取扱い、また作成時における公表、および第三者提供時における公表等を適切に実施します。

（4）保有個人データ及び第三者提供記録の開示
当社が保有するお客様情報(「保有個人データ」に限ります。以下同様とします) 又は第三者提供記録に関して、お客様ご自身の情報の開示をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間および範囲で回答いたします。

（5）利用目的の通知
当社が保有するお客様情報に関して、お客様ご自身の情報の利用目的の通知をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間および範囲で回答いたします。

（6）訂正、追加又は削除
当社が保有するお客様情報に関して、お客様ご自身の情報の内容について訂正、追加または削除をご希望になる場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報内容を訂正、追加または削除いたします。

（7）利用停止、消去
当社が保有するお客様情報に関して、お客様ご自身の情報の利用停止または消去をご希望される お申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間および範囲で利用停止または消去いたします。
なお、利用停止又は消去に伴い、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます（なお、関係法令に基づき保有しております個人情報については、利用停止又は消去のご請求には応じられない場合があります）。

（8）開示等をしない場合のお取扱いについて
次に定める場合は、開示等をいたしかねますので、予めご了承ください。開示等をしないことを決定した場合は、その旨理由を付してご通知申し上げます。
（開示等の手続を開始しない場合）
①ご本人の確認ができない場合
②代理人によるご依頼に際して、代理権が確認できない場合
③所定のご提出書類に不備があった場合
④所定の手数料（612 円分の切手：本人限定受取郵便料金）のお支払いがない場合（「開示」及び「利用目的の通知」の場合のみ）

（開示をしない場合）
①ご請求いただいた情報が「保有個人データ」に該当しない場合
②ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
③弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
④他の法令に違反することとなる場合
⑤他の法令の規定により特別の手続が定められている場合

（利用目的の通知をしない場合）
①ご請求いただいた情報が「保有個人データ」に該当しない場合
②利用目的が明らかな場合
③ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
④会社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合
⑤国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

（訂正、追加又は削除をしない場合）
①ご請求いただいた情報が「保有個人データ」に該当しない場合
②「保有個人データ」の内容が事実であった場合
③他の法令の規定により特別の手続が定められている場合
④利用目的から見て訂正、追加又は削除が必要でない場合

（利用停止又は消去をしない場合）
①ご請求いただいた情報が「保有個人データ」に該当しない場合
②あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取り扱っている場合（違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む）
③適正な方法で取得している場合（違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む）
④多額の費用を要する等、利用停止又は消去を行うことが困難であって、ご本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

（第三者提供の停止をしない場合）
①ご請求いただいた情報が「保有個人データ」に該当しない場合
②あらかじめお客様ご本人の同意を得て提供している場合
③法令に基づく場合
④人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることが困難であるとき
⑤公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることが困難であるとき
⑥国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様ご本人の同意を得ることにより、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
⑦多額の費用を要する等、第三者提供の停止を行うことが困難な場合であって、お客様ご本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

（9）お問い合わせ先
下記の窓口にお問い合わせいただきますと、「本方針」及び開示並びに訂正、苦情等に必要なお手続きについてのご案内をさせていただきます。

（10）お客様からの開示等の受付方法など
・当社が取扱う保有個人データについては、上記受付窓口【保有個人データに関するもの】よりお客様にご案内します。
・JR西日本からの受託業務に関する個人情報については、上記受付窓口【JR西日本からの受託業務に関するもの】よりお客様にご案内します。
・必要事項をご記入いただいた申込書、本人確認書類および手数料相当分の切手などを、申込書送付先に郵送していただきます。
・開示等のご請求についてご提出していただくすべての書面等が、当社の指定する申込書送付先に到着し、当社が受領した時をもって開示等の手続きが開始されるものとします。

（11）「個人情報の取り扱いに関する当社の基本方針」の変更について
当社は、「本方針」を予告なしに変更することがありますが、当社が「本方針」を変更した場合は、「本方針」の最下部に更新日を記載します

代表取締役 堤 恵理子

2009年10月29日施行
2024年8月27日改正